今だからこそおすすめのWeb招待状！メリット・デメリット・紙との使い分け例を紹介
ここ数年、結婚式の招待状をWebで作成・管理する新郎新婦が増えてきました。今回は、Web招待状のメリットやデメリット、紙の招待状との違いや使い分け例を解説します。それぞれを見て、自分たちの結婚式に取り入れるか検討してみてくださいね。
Web招待状とは？
Web招待状とは、インターネット上で制作・送信・出欠管理まで一括でできるツールです。
基本的な流れは、インターネット上で作成した招待状を、メールやSNSを用いて共有。ゲストには、メールやSNSに添付されたURLからツールへ飛んで、出欠を選択してもらいます。選択してもらった内容はツールの管理画面に反映され、そこで出欠確認できるという仕組みです。
Web招待状は結婚式や二次会、パーティーなどで幅広く利用されています。
Web招待状のメリットとデメリット
Web招待状にすると、紙の招待状の場合にかかる手間が省けます。しかし、受け手への配慮が難しいという一面も。ここでは、Web招待状のメリットとデメリットを見ていきましょう。
メリット：送り手・受け手どちらとも手間が少ない
Web招待状は、送り手・受け手どちらにとっても手間が少ないのがメリット。また、紙の招待状のときに必要な返信はがきや封筒代、はがきの印刷代、切手代が不要です。そのため、切手を貼る・住所録を作るなどの必要もありません。
Web招待状を作成するサイト・アプリにはテンプレートがあります。用意された項目の中に必要事項を入力するだけで作成できるのも嬉しいポイントです。
デメリット：受け手への配慮が難しい
Webだからこそ、相手への配慮が行き届かないことがあります。例えば、インターネットを身近に感じられていないゲストにWeb招待状を送ると、人によっては困惑したり、紙で対応しないことをよく思わないことも。
また、メールで招待状を送る場合、他のメッセージに紛れて気付いてもらえない可能性もあります。結婚式の招待状であることが一目でわかるようタイトルを工夫し、返信が遅い場合はリマインドすることもポイントです。
紙とWeb招待状との違い。使い分け例を紹介
続いて、紙とWeb招待状との違いをメリットとデメリットを通して解説します。それぞれの違いを知り、用途によって招待状を使い分ければトラブルを防ぎやすくなるでしょう。
紙の招待状のメリット
紙の招待状は封筒や用紙、本文の自由度が高いのが魅力です。結婚式のテーマや季節感を取り入れて、ふたりらしい招待状を作れます。作った招待状を記念品として残せるのは、新郎新婦だけでなく、親戚・友人にとっても嬉しいでしょう。
また、返信はがきにゲストがお祝いの言葉を書いてくれたなら、それもそのまま思い出に残せます。
紙の招待状のデメリット
紙の招待状にした場合、返信はがき・封筒・印刷・切手などのコストがかかります。「ゼクシィ結婚トレンド調査2022（首都圏）」によると、紙の招待状の作成料は全国平均でゲスト1人あたり430円です。
また、返信はがきで出欠確認を取るので、Web招待状のように一括管理ができません。返信はがきにはゲストの名前と住所といった個人情報が記載されているため、処分する際は手間がかかるでしょう。
紙の招待状を作成する場合は、こちらの記事もチェックしてみてください。
紙とWeb招待状の使い分け例
紙とWebの招待状は、それぞれのメリット・デメリットを考慮して使い分けることもおすすめです。例えば家族や親戚は、招待状を記念に残したい人が多いと考え、紙で対応するなどです。
職場関係の上司には、礼儀を示すために紙の招待状を手渡しするのも選択肢のひとつです。親しい関係にある同僚や友人は、インターネットの扱いに慣れている可能性が高いので、Web招待状の方がスムーズなことも。
紙の招待状に、出欠回答ができるQRコードを印刷するという方法もあります。紙とWebの招待状を使い分けていても、出欠管理が一括でできます。例を参考にしながら、ゲスト・新郎新婦がともに扱いやすい手段を探してみてくださいね。
Web招待状の作り方と送る際のメッセージ例文
専用サイトやアプリにはテンプレートがあるため、招待状作りが初めてでも簡単に作成できるでしょう。Web招待状の作り方と送る際のメッセージの例文、おすすめのアプリを紹介します。
Web招待状の作り方
Web招待状は、専用のサイトやアプリを使って作成します。ここでは、Web招待状の主な作成の流れを見ていきましょう。
【Web招待状の作成の流れ】
- 専用サイトやアプリに登録する
- Web招待状のデザインを選ぶ（自分で撮影した写真を選択できることもある）
- 招待状のタイプや結婚式の日時・会場場所・受付時間・案内文などの必須項目を入力する
- 作成を完了したら、ゲストに送付するURLが発行される
※サイトやアプリにより、こちらで紹介した作成手順と順番が異なる場合があります。
Web招待状のURLを発行したら、メールやLINEで送付しましょう。
Web招待状を送る際の例文
メールやLINEでWeb招待状を送る際、URLを貼るだけでは不親切です。一緒に、相手を思いやったメッセージを添えましょう。
【主なメッセージ内容】
- 結婚式を開催すること
- URLから結婚式の出欠の回答ができること
- 回答期限
【例文】
この度、結婚式を挙げることになりました。
日ごろお世話になっている皆さまにご報告とご挨拶をかねて、〇月〇日〇〇にて結婚式を執り行います。
詳細は、以下のURLのWeb招待状よりご確認ください。
(URL)
お忙しいところ恐れ入りますが、ぜひご出席いただければと思っております。
こちらは正式な招待状となりますので、お手数ですが〇月〇日までに出欠のご入力をお願い申し上げます。
おすすめのWeb招待状アプリ
Web招待状サービスは豊富にありますが、今回は人気のアプリを2つ紹介します。
【楽々!WEB招待状】
デザインのパターンが豊富に揃ったWeb招待状サービスです。内容が充実しており、招待状作成をしたことがない初心者も扱いやすいでしょう。※事前決済手数料で一律3500円かかります。
【WEDDING DAY】
シンプルでおしゃれなデザインが魅力的なアプリです。10分程度で簡単にWeb招待状を作成できます。結婚式はもちろん、二次会の招待状にもおすすめです。
Web招待状で返事がないときの対処法と注意点
出欠回答の締切日から3日ほど過ぎても連絡がない場合は、催促の連絡をするのがおすすめ。ただし、催促をする際には相手に配慮することも大切です。最後に、結婚式のWeb招待状で返事がないときの催促の方法と注意点を解説します。
Web招待状で返事がないときの対処法
出欠の回答期限から3日経っても返事がない場合は、相手に返事の催促をしましょう。紙で渡した相手には、直接か電話などで丁寧に対処するのが一般的です。
Web招待状を送った相手なら、メールやSNSを用いても良いでしょう。グループLINEなどを活用すれば、返事をくれていない人を特定しないように催促できます。そうすると相手を責めるような印象が薄くなるため、お互いに気持ち良くやりとりができるでしょう。
Web招待状で返事がないときの注意点
出欠の返事がないからといって、相手を一方的に責めないように気を付けましょう。返事がないのは忘れている可能性もありますが、まだ出席を迷っていたり、Web招待状が送られたことに気づいていなかったりする可能性も考えられます。
このようなケースも想定し、言葉を選んで結婚式の出欠の返事がほしいことを伝えるのがポイントです。
Web招待状と紙の招待状を使い分けよう！
Web招待状は、紙の場合よりも作成・郵送の費用が抑えられます。その一方で、インターネットを使い慣れていないゲストには不向きな場合も。Webや紙の招待状のメリットとデメリットを知り、ゲストに合わせて招待状を使い分けてみてくださいね。
